엑셀 피벗테이블을 작성하다 보면 ‘(비어 있음)’ 항목이 나타나는 경우가 자주 발생합니다. 이러한 비어있는 항목들은 데이터 분석 과정에서 보기에 좋지 않을 뿐만 아니라 정확한 데이터 해석을 방해할 수 있습니다. 원본 데이터에 빈 셀이 있거나 누락된 값이 있을 때 피벗테이블은 자동으로 ‘(비어 있음)’ 또는 ‘(blank)’로 표시합니다. 이런 문제를 효과적으로 해결하기 위해서는 여러 가지 방법을 이해하고 상황에 맞게 적용하는 것이 중요합니다.
피벗테이블 옵션에서 빈 셀 표시 설정 변경
가장 기본적이면서도 효과적인 방법은 피벗테이블 옵션을 통해 빈 셀의 표시 방법을 변경하는 것입니다. 피벗테이블 내 아무 셀이나 우클릭한 후 ‘피벗테이블 옵션’을 선택합니다. 그다음 ‘레이아웃 및 형식’ 탭에서 ‘빈 셀에 표시’ 옵션을 찾아 체크박스를 활성화하고 원하는 값을 입력하면 됩니다. 일반적으로 0을 입력하여 숫자 데이터의 경우 0으로 표시하거나, N/A나 해당없음 같은 텍스트를 입력할 수도 있습니다. 마이크로소프트 공식 지원 페이지에서도 이 방법을 권장하고 있으며, 모든 엑셀 버전에서 동일하게 적용할 수 있는 표준적인 해결책입니다.
수동으로 특정 셀 값 변경하기
피벗테이블에서 ‘(비어 있음)’ 텍스트가 표시된 셀을 직접 선택하여 수동으로 변경할 수도 있습니다. 해당 셀을 클릭한 후 스페이스바를 눌러 공백을 입력하거나 원하는 텍스트를 입력하면 됩니다.
- 단일 셀만 변경해도 해당 필드의 모든 ‘(비어 있음)’ 항목이 동시에 변경됩니다
- 기존에 존재하는 항목명과 동일한 이름을 입력할 수 없습니다
- 완전히 비워둘 수는 없으며 반드시 어떤 값이라도 입력해야 합니다
- 이 방법은 임시적 해결책으로 유용하지만 데이터가 업데이트될 때마다 다시 설정해야 할 수 있습니다
원본 데이터의 빈 셀 처리 방법
근본적인 해결을 위해서는 원본 데이터의 빈 셀을 미리 처리하는 것이 좋습니다. 이는 향후 피벗테이블을 만들 때 ‘(비어 있음)’ 항목이 나타나지 않도록 예방하는 방법입니다. 엑셀 튜토리얼 사이트에서 제안하는 것처럼 홈 탭의 ‘찾기 및 선택’ 기능을 활용하여 빈 셀을 한 번에 찾을 수 있습니다.
| 방법 | 장점 | 단점 |
|---|---|---|
| 피벗테이블 옵션 변경 | 모든 빈 셀에 일괄 적용 가능 | 피벗테이블별로 개별 설정 필요 |
| 수동 셀 변경 | 즉시 적용되고 간단함 | 데이터 갱신 시 재설정 필요 |
| 원본 데이터 처리 | 근본적 해결, 재발 방지 | 원본 데이터 수정 권한 필요 |
| 필터 적용 | 선택적 숨김 가능 | 데이터 누락 위험 |
조건부 서식을 활용한 시각적 처리
조건부 서식을 활용하면 ‘(비어 있음)’ 텍스트를 시각적으로 숨길 수 있습니다. 먼저 해당 셀들을 선택한 후 홈 탭의 조건부 서식에서 ‘새 규칙’을 선택합니다. 그다음 ‘지정한 값을 포함하는 셀만 서식 지정’을 선택하고 셀 값이 ‘(비어 있음)’과 같을 때 글자색을 배경색과 동일하게 설정하면 됩니다. 컨텍스처스 사이트에서 소개된 이 방법은 데이터는 그대로 유지하면서 시각적으로만 숨기는 효과를 제공합니다. 이 방법은 특히 인쇄물이나 프레젠테이션용 자료를 만들 때 유용하며, 실제 데이터 구조는 변경하지 않아도 됩니다.
조건부 서식 적용 시 주의할 점은 인쇄 시에도 동일하게 적용되는지 미리 확인해야 한다는 것입니다. 또한 다른 사용자와 파일을 공유할 때 해당 서식이 제대로 표시되는지도 점검해야 합니다. 이 방법은 완전한 해결책이라기보다는 임시적 조치에 가깝지만, 급하게 보고서를 작성해야 할 때는 매우 효과적입니다.
필드 설정을 통한 데이터 표시 옵션 조정
피벗테이블의 필드 설정에서도 빈 데이터 처리 방법을 조정할 수 있습니다. 해당 필드를 우클릭한 후 ‘필드 설정’을 선택하면 ‘레이아웃 및 인쇄’ 탭에서 ‘데이터가 없는 항목 표시’ 옵션을 찾을 수 있습니다. 이 옵션을 해제하면 데이터가 없는 행이나 열이 아예 표시되지 않게 됩니다. 엑셀젯에서 설명하는 이 방법은 깔끔한 피벗테이블을 만들고 싶을 때 특히 유용합니다. 하지만 이 방법을 사용할 때는 실제로 존재하는 빈 데이터가 숨겨질 수 있으므로 주의가 필요합니다.
필드 설정 방법은 데이터 분석의 목적에 따라 신중하게 선택해야 합니다. 만약 전체 데이터의 완전성을 보여주어야 하는 상황이라면 빈 항목도 표시하는 것이 좋고, 실제 활동이나 거래가 있었던 항목만 분석하고 싶다면 숨기는 것이 적절합니다. 이러한 설정은 피벗테이블의 크기와 가독성에도 큰 영향을 미치므로 보고서의 목적과 대상을 고려하여 결정해야 합니다.
